皆さんこんにちは。Citrixセールスエンジニアリング本部の片海 健太郎です。今回はCitrix Content Collaborationの承認ワークフローについてご紹介をさせていただきます。

フィードバック、承認、決裁署名が必要な膨大な量のドキュメントは、フラストレーションの元になります。マッキンゼー・グローバル・インスティテュートの調査によると、タスク完了のために内部情報を検索したり同僚を探し出したりするのに費やされる時間は、1週間の労働時間の約20%に上ります。

Citrix Workspace内では、1箇所からドキュメントの保管、電子署名、コラボレーションが行えます。電子署名機能の統合により、Citrix RightSignature(法的拘束力のある業界標準に準拠した署名)とCitrix Content Collaborationを連携させ、エンタープライズグレードのドキュメントセキュリティとワークフローを実現できます。

本稿では、法的拘束力のある電子署名など、ドキュメント承認ワークフローを改善する5つの方法を皆様に共有したいと思います。シトリックスがCitrix Content Collaborationの電子署名機能を使用してリモート採用プロセスをどのように合理化したか、その例を見ていきましょう。今回のユースケースでは、人事マネージャーのリサが採用マネージャーと協力して作業範囲記述書の契約書を作成しています。

1)コラボレーションアプリケーションへのセキュアなアクセス

電子署名はドキュメント承認の最終ステップかもしれませんが、そのプロセスを開始するにはドキュメント自体が必要です。簡単なタスクでも、Microsoft 365への別のログインクレデンシャルを覚えておかなければなりません。Citrix Workspace内では、シングルサインオンによってチームは接続済みです。アイコンをクリックするだけで、Microsoft Wordを起動し、リアルタイムで共同作業を行うことができます。機密データはCitrix Analyticsを介して追跡され、セキュアなブラウザからアクセスされるため、IT管理者も安心です。リサは、OneDrive for Businessへのセキュアな接続により、Citrix Workspaceのユーザーインターフェイス内でファイルを追跡します。次の画像は、Citrix Workspace内で署名を直接共有、編集、または送信するためのオプションを示しています。

2)承認の簡素化

文案の作成が完了したら、上司の承認が必要です。プロジェクトはコラボレーション段階を過ぎているため、リサは完成したドキュメントの決裁署名を求めています。複数のコメントや矛盾する方向性のメールの連鎖を何度経験すればいいのでしょうか。リサは、状況を追跡する必要のあるレビュー中のプロジェクトも複数抱えています。次のスクリーンショットに示すように、リサはCitrix Content Collaborationのフィードバック/承認ワークフローを使用して、ドキュメント内で直接、最終的な承認とコメントを収集します。このフォーマットで起草することにより、関係する項目にコメントを付けることができます。決裁署名はドキュメント上で直接追跡されるので、メールの中に埋もれることはありません。国際的な廃棄物処理リサイクル企業のデジタルワークフローへの切り替え促進の事例にフィードバック/承認機能が果たした役割をご覧ください。…

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